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Políticas Generales

Presupuesto

  • La Universidad cuenta con un presupuesto central del cual disfrutan todas las unidades académicas para la compra y suscripción de material bibliográfico, por lo tanto, es responsabilidad de las unidades académicas la calidad, actualidad y pertinencia de los títulos solicitados, así como, la ejecución del presupuesto asignado para este fin. 
  • Para garantizar la cobertura de las compras en forma equitativa, a cada dependencia se le compran mensualmente un promedio de 30 títulos. Si una dependencia no solicita el suficiente número de títulos para cumplir esta meta, el cupo disponible se asigna a las solicitudes según el orden de prioridades establecido.
  • Los materiales que ya existen en colección en formato electrónico y sean solicitados por la Facultad o Departamento en formato impreso, no serán adquiridos, con la excepción de los libros electrónicos suscritos, de los cuales se puede adquirir máximo una copia impresa.
  • Basados en el promedio histórico de compras, se define el monto máximo de adquisición de los materiales bibliográficos impresos, para las diferentes Facultades y Departamentos. Si el material requerido supera este valor, su compra debe ser previamente autorizada por el Decano o Director del área que lo solicita. 

Delegado solicitud de compras

  • El director de la dependencia o su delegado, es la persona facultada para decidir y solicitar al Sistema de Bibliotecas la compra y suscripción de recursos de información. 
  • Al encargado de la compra y suscripción se le autoriza el login y password del correo para consultar y manejar la cuenta de adquisiciones de la dependencia. Esta información es personal e intransferible y por lo tanto, es responsabilidad del encargado.
    Se recomienda ver la guía de  Consulta de solicitudes de Compra.
  • Las solicitudes de compra realizadas por personal no autorizado se remiten a los encargados en cada dependencia para el estudio de su adquisición y su solicitud formal de compra.  

Atención de solicitudes de compra

  • Es necesario que la solicitud de compra o suscripción se realice a través del canal y período establecido para cada caso, y utilice el número de cuenta asignado a la dependencia. 
  • Los datos marcados como obligatorios en el formulario deben diligenciarse en su totalidad, para evitar la adquisición de obras similares pero diferentes a la requerida. 
  • El Sistema de Bibliotecas informa a través de la Web el estado de las solicitudes de cada dependencia, las cuales atiende en el siguiente orden de prioridad:
  1. Libros de texto
  2. Bibliografías de los cursos
  3. Libros requeridos para investigación
  4. Desarrollo de la colección, en orden de llegada

Para identificar si una solicitud obedece a un caso prioritario, la dependencia debe anotar en el campo Observaciones del formulario esta información. Por ejemplo: los títulos de apoyo a investigaciones o de consulta permanente en las dependencias, deben llevar en el campo Observaciones esta aclaración, para su préstamo al momento de la recepción. Para las publicaciones seriadas no aplica este criterio. 

Todos los títulos adquiridos se registran en el catálogo del Sistema de Bibliotecas y están disponibles dentro de sus colecciones. 

El Sistema de Bibliotecas asume la reposición del material perdido o deteriorado, previo estudio de su demanda y valor académico.

Número de ejemplares y compra de volúmenes

  • No se tramitan compras o suscripciones de títulos ya existentes en las colecciones, excepto para las obras que conforman la colección de reserva; en este caso, se pueden solicitar máximo treinta (30) ejemplares dependiendo del número de estudiantes y se debe aclarar en el campo de Observaciones de la solicitud, el motivo por el cual se solicita más de un ejemplar.
  • De las obras de referencia se adquiere solamente un ejemplar y preferiblemente en formato electrónico.
  • Las obras en varios volúmenes se adquieren preferiblemente completas y no por volúmenes sueltos.

Ediciones y fechas de publicación.

  • No se adquieren ediciones piratas, ilegales, ni fotocopias de las obras; excepto cuando el título está fuera de catálogo o de imprenta, se adquiere un ejemplar usado, fotorreproducido o duplicado y se ingresa en el registro bibliográfico la nota aclaratoria de esta compra. 
  • Se prefiere la última edición de los títulos de las colecciones de reserva y referencia de las áreas médicas, de ciencias y tecnología; en el caso de arte, arquitectura, humanidades y ciencias sociales, se adquiere la edición registrada en el formulario de solicitud. 
  • Se sugiere que las ediciones de los títulos de medicina, ciencia y tecnología, no sean anteriores a los últimos cinco (5) años, excepto si se trata de una obra clásica o recomendada por los especialistas.
  • En caso de no encontrar disponible la edición solicitada en el formulario de compra, el Sistema de Bibliotecas adquiere el material en la edición más reciente y actualizada que esté disponible en el mercado al momento de la compra.

Universidad de los Andes | Vigilada Mineducación
Reconocimiento como Universidad: Decreto 1297 del 30 de mayo de 1964.
Reconocimiento personería jurídica: Resolución 28 del 23 de febrero de 1949 Minjusticia.